GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Responsable: DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Planificar, desarrollar, ejecutar y controlar las labores de apoyo a los Niveles Administrativos, optimizando los recursos institucionales orientados a la excelencia de servicios que presta la Corporación, a través de la ejecución de procesos y acciones para la provisión de recursos materiales, equipos y bienes muebles necesarios para el funcionamiento institucional, administración de la bodega y suministros; enfocados a asegurar el buen funcionamiento de los servicios administrativos; y, manteniendo un sistema de seguridad y guardianía, para el cuidado y resguardo de los bienes institucionales.
- Elaborar el Plan Operativo Anual (POA) Y Plan Anual de Adquisiciones (PAC), de su área y entregarlo con la oportunidad requerida a la Secretaría de Desarrollo Provincial para que sea incluido en el presupuesto del año inmediato siguiente; incluido los respectivos anexos de adquisiciones por campos o cuatrimestres.
- Orientar y Direccionar correctamente la conservación y cuidado de los bienes que han sido adquiridos o asignados para uso institucional, y que se hallen en custodia de los usuarios finales a cualquier título como: compra venta, transferencia gratuita, comodato, depósito u otros semejantes.
- Supervisar la administración, utilización, egreso y baja de los bienes e inventarios institucionales
- Elaborar el Plan de Gestión Administrativa de la Entidad
- Planificar, organizar, dirigir y controlar la ejecución de las actividades de las diferentes unidades bajo la responsabilidad de la Dirección Administrativa
- Supervisar que todos los procesos administrativos se cumplan a cabalidad y con apego a la ley.
- Registro de: Control de vigencia de la matrícula vehicular; Órdenes de movilización; Informes diarios de movilización de cada vehículo, que incluya el kilometraje que marca el odómetro; Parte de novedades y accidentes; Registro de entrada y salida de vehículos; Libro de novedades; Actas de entrega recepción de vehículos.
- Mantener un inventario de bienes actualizado.
- Administrar, controlar, y organizar el servicio de los vehículos
- Supervisar periódicamente el uso de vehículos, mediante la revisión del histórico del servicio de rastreo satelital administrado por la Jefatura de Talleres de Mecánica.
- Autorizar la utilización y salida de vehículos de la Institución.
- Supervisar que los vehículos de la Institución estén bien mantenidos y cuidados por los conductores responsables de cada unidad.
- Velar por el adecuado mantenimiento de los bienes institucionales
- Asegurar contra todo riesgo los vehículos livianos y maquinaria pesada de propiedad de la Institución y renovar las pólizas respectivas.
- Autorizar la movilización fuera de la ciudad y provincia de los vehículos de la entidad, durante los días laborables y feriados.
- Vigilar el cumplimiento del Plan Anual de Contratación Pública y sus anexos de adquisiciones cuatrimestrales, con estricta observancia de las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública correspondientes a las diferentes áreas administrativas de la Institución.
- Establecer lineamientos y políticas generales para el uso de bienes y servicios de la Corporación.
- En coordinación con la Secretaría de Desarrollo Provincial compilar los Planes Anuales de Contratación de las diferentes áreas, consolidan la información y subir al sistema de contratación pública del INCOP.
- Garantizar la permanencia y efectividad de sistemas de control de gestión y transparencia del gasto público,
- Coordinar y asesorar a las diferentes dependencias de la entidad sobre la elaboración, reformulación y subida a la página web de los Planes Anuales de Compras (PAC)
- Asegurar el cumplimiento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas, su Reglamento y otras disposiciones legales sobre esta materia.
- Revisar la documentación previa de los documentos habilitantes que deben adjuntarse a los pliegos para que sean aprobados por la Prefectura.
- Dirigir, coordinar y/o ejecutar los procesos de contratación y adquisiciones conforme a las disposiciones de la LOSNCP y su Reglamento, así como de las disposiciones internas.
- Colaborar con la elaboración de los pliegos y presupuestos referenciales de las contrataciones (obras, bienes y servicios) que realice el GAD Provincial.
- Coordinar y apoyar a la administración en los procesos de contratación e informar a la máxima autoridad y/o a la respectiva comisión Técnica sobre el estado de los mismos.
- Administrar el Portal WEB de Compas Pública.
- Controlar los ingresos y egresos de bodega de los bienes y suministros de oficina adquiridos.
- Supervisar que se mantenga actualizado el kardex de los materiales y suministros de oficina mediante la implementación de controles sistematizados
- Supervisar que la Unidad de Inventarios, mantenga el respectivo registro de los bienes adquiridos y cumpla con la normativa sobre bienes institucionales.
- Elaborar y mantener actualizado el Plan Informático de la Entidad
- Elaborar nuevos sistemas de información y proporcionar mantenimiento adecuado a los existentes, optimizar el funcionamiento de cada uno de los procesos del GAD Provincial.
- Crear, administrar y actualizar permanentemente el Portal Web y correos internos institucionales
- Administrar las aplicaciones, la base de datos institucional y la red de comunicaciones, para garantizar la consistencia, integridad y seguridad de la información.
- Proporcionar el soporte técnico y la capacitación necesaria, en lo relacionado a las aplicaciones, paquetes y equipos utilizados por la Entidad.
- Asesorar a todas las dependencias de la Corporación Provincial, cuando se requiera adquirir un nuevo software equipos y accesorios de cómputo.
- Elaborar y desarrollar Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los equipos informáticos de la entidad
- Administrar al aula virtual de la entidad y presentar un plan de capacitación anual.
- Implementar redes de comunicación
- Implementar software interno institucional
- Brindar de forma permanente soporte técnico a todas las áreas y dar un servicio continuo y permanente a los sistemas informáticos de la entidad.
- Las demás que le disponga el señor Prefecto, o su superior jerárquico, con relación a sus funciones.
